лучшие практики
Круги обучения: передача знаний – новый профессионализм
Лучшие практики Юридической поддержки СИБУРа в развитии культуры взаимного обучения
Если вам хоть раз приходило приглашение от Юридической поддержки на вебинар, то вы уже знаете, что эта команда - замечательный пример культуры внутренней передачи знаний. Ну а если пока не знаете, то сейчас сможете в этом убедиться.
Мы поговорили с директором ЮП Алексеем Никифоровым и старшим юристом Аллой Генераловой о том, как ЮП удалось создать целую экосистему для обмена знаниями. Приводим основные идеи, которыми поделились коллеги: вы тоже можете применить их в своей команде.
Мы поговорили с директором ЮП Алексеем Никифоровым и старшим юристом Аллой Генераловой о том, как ЮП удалось создать целую экосистему для обмена знаниями. Приводим основные идеи, которыми поделились коллеги: вы тоже можете применить их в своей команде.
"Культура передачи знаний в отделе существует уже давно. Основной
принцип: умеешь сам – научи других.
Если ты не готовишь преемника, не передаешь свои знания, ты не сможешь вырасти сам. В ЮП есть четкая установка: можно быть крутейшим экспертом, но если ты не растишь в отделе того, кто владеет темой не хуже тебя, то ты не сможешь построить карьеру. Почему это важно? Потому что в ином случае в подразделении складывается неустойчивая ситуация."
принцип: умеешь сам – научи других.
Если ты не готовишь преемника, не передаешь свои знания, ты не сможешь вырасти сам. В ЮП есть четкая установка: можно быть крутейшим экспертом, но если ты не растишь в отделе того, кто владеет темой не хуже тебя, то ты не сможешь построить карьеру. Почему это важно? Потому что в ином случае в подразделении складывается неустойчивая ситуация."
Алексей Никифоров
Директор функции Юридическая поддержка
ПРИНЦИПЫ КУЛЬТУРЫ ОБУЧЕНИЯ В КОМАНДЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ
1
Обучение в действии
Наблюдать, пробовать, создавать и делиться лучшими практиками. Сотрудники могут подключаться к другим интересующим их проектам и задачам помимо своего основного направления.
2
Кросс-функциональность и преемственность
У лидера всегда есть заместитель, который в случае необходимости подхватывает проект, экспертиза не теряется.
3
Управление знаниями
Важно то, как организована работа. В очень большом потоке информации важно ничего не упустить. Весь наработанный опыт структурируется на Share point и в Confluence. Каждый сотрудник в отделе понимает и несет ответственность за то, чтобы формализовать опыт и практику, переложить в документ, проверить его качество, сохранить в общей папке. То есть создать и сохранить методологию.
Примеры материалов: чеклисты, выученные уроки.
Задачи фиксируются в системе Jeffit. Правило: того, чего нет в системе, того не существует.
К вопросу о культуре обмена знаниями.
Помимо этого, есть много внутренних чатов, где не бывает такого, что на заданный вопрос не дается ответ.
Примеры материалов: чеклисты, выученные уроки.
Задачи фиксируются в системе Jeffit. Правило: того, чего нет в системе, того не существует.
К вопросу о культуре обмена знаниями.
Помимо этого, есть много внутренних чатов, где не бывает такого, что на заданный вопрос не дается ответ.
4
Круги – развитие компетенций
Круг - это лидер и 4-5 человек, где у первого стоит задача развить конкретную компетенцию функций. Каждый круг имеет ключевую тему, в которой аккумулируются лучшие практики.
Сейчас в ЮП 20 кругов. Примеры задач: круг по сделкам M&A (слияние и поглощение) ставит своей задачей развитие компетенций M&A, у круга по лицензированию - задача по разработке типовых форм лицензий, у круга строительства – типовые подряды.
Принципы кругов:
Динамичность - круги регулярно меняются по набору и наполнению, адаптируясь к внешним запросам
Ответственность - лидеры кругов получают полную свободу действий для достижения поставленных целей
Оценка - каждый квартал оценивается эффективность кругов и их участников
Философия круга – ты можешь быть в нескольких кругах, развивай себя и команду, адекватно оценивай ресурсы. В KPI обязательно ставятся цели круга. Оценка твоей работы зависит от того, чего достиг ты сам и твоя команда круга.
Сейчас в ЮП 20 кругов. Примеры задач: круг по сделкам M&A (слияние и поглощение) ставит своей задачей развитие компетенций M&A, у круга по лицензированию - задача по разработке типовых форм лицензий, у круга строительства – типовые подряды.
Принципы кругов:
Динамичность - круги регулярно меняются по набору и наполнению, адаптируясь к внешним запросам
Ответственность - лидеры кругов получают полную свободу действий для достижения поставленных целей
Оценка - каждый квартал оценивается эффективность кругов и их участников
Философия круга – ты можешь быть в нескольких кругах, развивай себя и команду, адекватно оценивай ресурсы. В KPI обязательно ставятся цели круга. Оценка твоей работы зависит от того, чего достиг ты сам и твоя команда круга.
5
Прозрачная и своевременная коммуникация
Информационные рассылки, еженедельная часовая онлайн-встреча Legal Talks, где обсуждаются изменения в законодательстве, а также закрытые сделки, новости кругов, еженедельная рассылка руководителя функции.
6
Вовлечение новых сотрудников и самообучение
С каждым новым сотрудником обязательно работает бадди (наставник). А система управления знаниями помогает быстро организовать обучение, поскольку на традиционное обучение, как правило, времени нет. Поэтому даем наводку на необходимые документы, практики, если есть вопросы – обращайся, но поверх того, что ты уже изучил самостоятельно.
7
«Подстройка друг под друга»
Это и активная коммуникация, и понимание занятости другого. Проще сказать, мы стараемся идти друг другу навстречу, понимая текущую занятость друг друга, чувствуем, что мы одна команда.
8
Благодарить команду
Всегда благодарим за завершенные проекты, за развитие других, за передачу экспертизы.
9
Сотрудничество с функциями, внутреннее обучение
Все эти принципы работают особенно показательно в сотрудничестве с функциям. Мы внимательно отслеживаем и выявляем потребности и запросы функций-клиентов для проактивного предложения поддержки и обучения. Проводим до 3-4 сессий в месяц.
10
Помогаем друг другу
Культура активной коммуникации очень помогает на удаленной работе. Принцип «свободная касса»: если ты видишь, что коллегам нужна помощь, то абсолютно нормально поднять руку и решать задачи не из закрепленного за тобой направления, независимо от уровня твоей должности.
11
Заряжаем верой в себя
Сейчас внутренних тренеров ЮП готовит через выступления как на внутреннем, так и на внешнем контуре (ВУЗы, форумы – платформа LF Академия). Тут правило такое – мы доверяем сотруднику, он начинает верить в себя, другие тоже подтягиваются и начинают заниматься обучением. Внутри департамента всячески поощряется и продвигается такая практика.
Благодаря сложившейся культуре обмена знаниями и поддержки, переход на удаленную работу для команды ЮП не стал большим вызовом: еще до кризисной ситуации онлайн-совещания и работа в системах были введены как рабочие инструменты, а ценность команды во главе угла позволила быстро выстроить процессы в увеличившемся потоке задач.
Алла Генералова
Старший юрист
"Начинаем помогать по срочным вопросам нашим коллегам, подхватывать операционку. Все отнеслись с пониманием к сложившейся ситуации. У нас даже появился такой принцип - «свободная касса», когда тот, кто сейчас меньше занят или недозагружен, пишет всем в почте «я готов помогать». Люди привыкли работать с высокой степенью динамики, и если коллеги говорят «мы зашиваемся, мы больше не можем», юрист, независимо от уровня его позиции, говорит, что готов браться за любые другие задачи. Практика «помогай друг другу» способствует тому, что люди активно подстраиваются друг под друга."
Как вы заметили, перечисленные выше принципы передачи знаний, существующие в команде Юридической поддержки, направлены на то, чтобы все знания в отделе были формализованы. Это обеспечивает эффективную передачу задач между сотрудниками и накопление опыта в работе бизнес-процессов. Термины "формализованные" и "неформализованные" знания являются основополагающими в сфере управления знаниями. Подробнее о теоретической основе передачи знаний вы можете узнать в разделе рассылки, посвященном изучению английского языка.